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福州人才职场真经:消除第九种浪费
时间:2008年10月17日 作者:597福州人才网

福州人才职场真经:消除第九种浪费

  TPS的原则就是消除所有的浪费。丰田通常将浪费分为七种,分别是返工和返修、库存、缺陷品、搬运、过量生产、多余的动作、多余的工序。这种分类方法基本可以涵盖汽车行业内各生产型企业所存在的各种浪费。后来,在丰田七种浪费的基础上,汽车行业逐渐有了第八种浪费的说法,那就是人才的浪费。

  但是随着时间的推移,尤其是随着我们进入信息化的竞争时代,我们不可避免地要提到另外一种浪费,那就是信息的浪费。我们姑且称之为第九大浪费。

  为什么要提到第九大浪费?

  丰田的七种浪费通常只能较好地应用于汽车行业的生产型企业,但也不能包罗所有浪费,所以有学者提出了新七种浪费的说法,这新的七种浪费包括:

  1.能源和热量的消耗:这种现象主要表现为设备在空载或泄漏时仍保持运转。

  2.人才的浪费:主要表现为进行非增值的活动。

  3.污染:材料不能得到循环使用等,如一次性包装材料。

  4.不必要的固定费用:不必要的培训、额外的投资等。

  5.不当的设计:缺乏对制造过程的设计、过迟的工程更改(在开发过程中更改越晚,更改需要的费用越多,浪费越大)。

  6.部门为导向的文化:功能导向而非过程导向、部门之间存在冲突的KPI(关键绩效指标)。

  7.不适当的信息:表现的过于复杂的IT解决方案、夸大客户的需求等。

  不论如何划分浪费的种类,它仅仅是为了我们更好地发现和消除这些浪费,你可以对照不同的分类方法看看自己的企业是否存在这些浪费。如果你所在的企业处于其它不同的行业,你当然也可以在这种新的环境中为浪费重新进行命名以更便于理解。譬如在医疗行业、IT业、物流行业、服务业等,如果你去识别常说的七大浪费,肯定很困难,但如果你给这七大浪费重新命名可能让大家更易理解。

  很有趣的是,大家逐步关注到了信息的浪费。在汽车行业,笔者更愿意称其为第九大浪费。这样提主要有以下几个方面的考虑。

  第一,不恰当的信息往往是造成其它八大浪费的根本原因。如:因为无法及时准确的获取客户的需求而产生过量生产、因工程更改信息未及时传递导致的缺陷品生产等等。

  第二,信息的浪费往往不可见,因此人们更容易忽视它,但信息流却是控制工厂日常运作的“无形之手”。没有信息的输入或者流畅的信息输入,我们的员工就无法或准时获知他们的工作目标和任务。

  第三,在VSM价值流图工具的应用中我们提到物流、工艺流和信息流,物流和工艺流是可见的流动。要实现流动制造,人们首先想到的是物流和工艺流的改善,而忽略了信息流的改善和设计。

  绘制信息流图的工作是一项相当复杂和细致的工作,但设计一个方便好用、成本低廉的信息系统,却能使我们的反应更为迅速,成本更具竞争性。

  何谓第九大浪费?

  信息的浪费我们定义为:不能准时从正确的渠道获取必需的信息。

  为了更好地理解这个定义,我们将解释分解为三部分进行分析。

  第一,正确的信息:必须理解为适度的信息量,信息量不能过多,也不能欠缺。另外也不能是错误的信息。在日常的实际工作中,往往存在信息不对称。企业经理人因为和外部联络较多,能够接收很多的信息,基层执行人员接收的信息量相对其需要进行的工作而言却相对缺乏,如果经理人不能将正确的信息适当地传递到相关的执行人员,势必造成信息在经理人处的停滞,这可以等同看为信息等待的浪费。

  第二,准时的信息:信息不早也不迟,刚好按照客户需求信息的节奏获得。精益生产的一个重要术语就是客户生产节拍,在这里我们不妨提出一个类似的信息节拍。在企业的拉动系统中,看板的传递基本就是按照客户需求的节拍传递的。如果看板到达过早,会造成无谓的加班或过量生产;而看板到达过迟,则会造成紧急交付,打乱了生产节奏。

  第三,从正确的渠道获取信息:以最方便、最经济的方式从最合适的人员处获得相关信息。信息传递有多种方式,不同的方式各有优缺点,不同的方式所需要的成本也不一样。我们通常需要评估用何种方式获取信息更能符合企业的实际情况,如成本等。

  你的身边有多少信息的浪费?

  你的身边到底有没有信息的浪费?有多少浪费?如何发现这些浪费?试着回答以下问题,你就会有所发现。

  1.过程流程中的信息是否适当地得到了公布?如财务部门是否仅在接到入库单据时才了解货物的状态,而不是当货物从供应商处发出时?

  2.上道工序能否及时得到下道工序或顾客需求的信息?拉动系统中当货物发运时,发运的信息是否传递到了生产部门?生产部门是否经常出现因过迟得到信息而造成的紧急交付?

  3.你能否得到顾客对于你工作业绩的反馈信息以改善自身的工作?生产部门如何得到客户抱怨的信息?

  4.你能否从其它部门顺利地得到你所需要的信息?

  5.你有否经常抱怨某些信息得到太晚?

  6.你是否接收过多或不必要的信息,如:参加一个不相关的会议,接收和自己不相关的信息。

  7.如何与他人共享你的信息?别人需要的信息是否还呆在你的电脑中?

  8.客户变更的信息是否得到了及时的传递以减少不必要的损失?
 

  9.管理新项目时如何与项目小组的成员共享相关信息?

  10.内部生产及质量信息如何反馈到新项目开发工作中?

  11.如何和你的客户及供应商分享他们需要的信息?

  这些问题远不能涵盖所有的方面,但笔者相信,如果能仔细研究这些问题,定能发现你身边的大量信息浪费。其实还有另外一种有效的方法识别信息浪费,那就是画信息系统图。你可以把这项工作和VSM(价值流程图)结合起来,识别出需要共享或者传递的信息,并确定最适合的信息共享或传递方式。

  如何消除第九大浪费?

  那么如何消除信息的浪费呢?关键点在于保持信息的适当流动,减少信息的停滞。要做到这一点,必须且不仅限于做到以下几点。

  第一,评估每个过程的信息流状况,在信息流动的过程中适时公布相关的信息。如:采用类似ERP的管理流程,当某个流程一经开始,便适时向相关部门公开相应的信息。

  第二,采用适当的低成本方式及时获得客户的需求信息。如:采用看板来实施拉动系统,及时了解客户的需求及库存状况。

  第三,向你的客户索要关于你的输出的反馈。定期向顾客调查他们的想法,不至于形成我们所做并非客户所需的现象。

  第四,采用过程的方法进行工作以消除部门壁垒。信息的传递不应该因为部门的原因受阻,同一过程内的信息传递应由过程所有人保证其畅通的传递。

  第五,采用目视化的方法共享相关信息。应充分理解目视化的定义及功能,目视化并非仅仅狭义上的信息展示板,看板、安灯系统等都是目视化应用的实例之一。

  第六,在适当的部门管理日常运作所需信息的控制,保证每个过程的信息输入和信息输出。

  不过,不论如何划分浪费,不论是前八种浪费,还是第九种浪费,总的目的是期望能更方便地识别并消除它们,为企业减少成本,提升竞争力。

 

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